Cara buat proposal acara, memang nggak ada panduan resmi dengan standard resmi seperti helm yang punya SNI. Tapi paling nggak, panduan cara membuat proposal acara ini bisa dijadikan sebagai panduan dasar, meskipun nantinya bisa kalian modifikasi secara content sesuai dengan kebutuhannya. Seperti apa panduan dasar cara membuat proposal acara itu ?
Ada 5 tahapan dalam pembuatan proposal acara yang biasa kami lakukan, yaitu :
- Brainstorming
- Menentukan tujuan
- Isi proposal
- Review
- Finalisasi
Brainstorming adalah proses diskusi dan bertukar pikiran dengan anggota kepanitiaan yang lain. Pada proses ini kita akan bahas mengenai tujuan diadakannya acara dan bagaimana tujuan itu dapat dicapai dengan pelaksanaan acara. Kita juga bisa mendetailkan mengenai konsep acara yang akan diangkat, termasuk dengan isi acaranya, pengisi acara, perlengkapan pendukung acaranya, anggaran untuk semua hal yang dibutuhkan untuk pelaksanaan acara. Dari proses diskusi dan tukar pikiran ini, coret – coretan gagasan yang dituangkan oleh tiap anggota, perlu dicatat dan disepakati bagian mana yang akan dipilih untuk masuk dalam konsep dan detail acaranya. Jadi akhir dari proses brainstorming ini adalah sebuah dokumen yang berisi apa – apa saja yang sudah disepakati untuk dijadikan sebagai detail dari acara, berikut konsep detail dan anggarannya.
Menentukan tujuan, proses berikutnya adalah menentukan tujuan untuk apa dibuatnya proposal acara itu. Beberapa hal yang perlu didetailkan adalah :
- Apa tujuan utama dibuatnya proposal acara ?
- Untuk siapa proposal acara ini dibuat ?
- Apa harapan terbesar anda dari orang – orang yang membaca proposal acara ini ?
Dari jawaban atas beberapa pertanyaan ini, maka anda bisa menentukan, gaya bahasa apa yang anda gunakan ? Gaya bahasa yang serius atau santai ? Pemilihan kata yang seperti apa yang akan digunakan ? Apa yang perlu anda sampaikan agar harapan terbesar anda dari orang – orang yang membaca proposal ini bisa tercapai ?
Anda bisa pergunakan bahasa santai, dengan pilihan kata – kata semi formal, jika memang target pembaca proposal acara ini adalah anak – anak muda, atau sebaliknya, bisa juga dibuat serius dengan pilihan kata yang formal jika proposal ini ditujukan untuk orang tua, pejabat, perwakilan perusahaan atau organisasi.
Bagaimana jika ada beberapa kelompok usia yang berbeda ?
Nggak masalah jika anda perlu membuat 2 – 3 versi proposal dengan gaya bahasa yang berbeda, disesuaikan dengan kelompok usia yang berbeda, atau disesuaikan dengan tujuan besar dari tiap kelompok tadi. Misalnya, proposal acara anda akan dibuat untuk beberapa pihak, satu dibuat untuk urusan perizinan, jadi ditujukan kepada pihak kepala lingkungan, seperti Lurah, RW, RT atau pihak Kepolisian. Proposal lainnya akan ditujukan untuk penggiat usaha UMKM karena akan dibuat bazaar, sehingga mereka perlu melihat proposal acara itu sebelum memutuskan apakah akan bergabung dengan bazaar yang anda adakan. Jadi, bersikaplah fleksibel dengan penyesuaian pada apa tujuan – tujuan yang ingin dicapai lewat proposal acara itu.
Membuat proposal dengan isi yang sudah dirancang, adalah proses berikutnya. Anda sudah membahas dan menyekapati apa konsep acara dan seperti apa detail yang akan anda kembangkan dalam acaranya di bagian depan tadi kan ?
Anda juga sudah mengetahui, anda perlu membuat proposal acara, dengan tujuan pembuatan proposal acara, siapa yang akan menerima proposal acara, itu juga sudah anda tentukan.
Maka sekarang saatnya untuk membuat proposal acara dengan isi yang bisa anda urutkan sesuai kebutuhan, sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Nah, urutan isi dari proposal acara ini, bukanlah hal yang baku, tapi, biasanya kami membuat proposal acara dengan urutan isi sebagai berikut :
- Cover depan
- Pembuka
- Latar belakang dan tujuan
- Konsep acara
- Waktu dan tempat acara
- Pengisi acara
- Susunan acara
- Perlengkapan acara
- Anggaran acara
- Acara yang sudah pernah dijalankan sebelumnya ( jika ada )
- Harapan terbesar kami
- Penutup
Isi dari proposal diatas, berikut dengan urutannya, bukanlah hal yang baku. Bisa dimodifikasi, bisa disesuaikan dengan kebutuhan yang diperlukan dalam konteks tujuan dari pembuatan proposal acara tadi. Ini juga termasuk apa saja isi dan bagaimana desain tampilan dari proposal ini juga bisa disesuaikan dengan siapa yang akan mempelajari proposal acara yang anda buat. Jadi bukan hal yang baku ya 🙂
Setelah semua selesai dituangkan dalam dokumen proposal, maka langkah berikutnya adalah : Review dan Evaluasi, bersama dengan anggota panitia yang lain. Jabarkan satu per satu setiap halaman dalam proposal untuk mendapatkan masukan dari setiap anggota, mungkin ada bagian yang salah ketik, ada bagian yang secara bahasa kurang pas, atau secara tampilan design mungkin masih bisa diperbaiki. Terbukalah untuk menerima masukan dan revisi jika memang diperlukan agar tujuan yang diharapkan dari pembuatan proposal acara ini dapat tercapai.
Jika semua sudah, maka Finalisasi adalah bagian terakhir. Presentasikan sekali lagi ke semua anggota panitia untuk menyepakati bahwa proposal acara yang sudah dibuat adalah final dan siap untuk didistribusikan.
Semoga sukses dengan pembuatan proposal acaranya, ingat, nggak ada proposal yang bagus atau jelek, yang ada hanyalah proposal yang sesuai atau nggak sesuai dengan apa tujuan anda. Kalau memang merasa belum sesuai, review bareng – bareng, evaluasi bareng sama teman di kepanitiaan acara dan revisi sampai akhirnya mendekati, setidaknya mendekati apapun tujuan yang diharapkan dari pembuatan proposal itu.
