Saya sudah ada di bidang event organizer sejak 20 tahun lalu dan selama itu pulalah, saya telah menghandle banyak acara, baik yang sifatnya dibayar sama client, pertunjukan berbayar yang memiliki sponsor perusahaan besar hingga kerja sosial untuk yayasan yang saya ikut terlibat, termasuk acara di lingkungan rumah tempat saya tinggal dan juga acara keluarga.
Ini berarti juga, saya bekerja dengan team event organizer yang professional, yang memang terbiasa mendukung saya di project client hingga team kepanitiaan yang beragam tingkat pengetahuan dan penguasaan skill pada pengorganisasian acara. Nyatanya, dari berbagai acara dengan dukungan orang – orang yang berbeda, hampir semua acara bisa berjalan dengan baik, sukses dan tanpa kendala berarti. Kok bisa ? Apa rahasianya mas ? gitu kali ya pertanyaan kamu 🙂
Saya sebenarnya menggunakan metode yang umum, yang biasa dipergunakan oleh professional event organizer, tapi mungkin nggak banyak orang awam yang nggak tahu. Mereka yang awam, mungkin menyebutnya sebagai sebuah rahasia.
Setiap kali mengawali proses untuk mempersiapkan acara, saya selalu mengawalinya dengan meminta satu hal ini,
1 Hal itu adalah – Kejelasan, tentang tujuan besarnya ;
Setiap acara yang akan saya handle, sebelum masuk proses persiapan, didahului dengan sebuah perencanaan dan sebelum perencanaan itu dimulai, biasanya akan dibahas mengenai acara yang akan diadakan tersebut, dan empunya acara-lah yang akan mengambil peran untuk menceritakan mengenai gagasan tentang acara ini.
Biar nggak melebar kemana – mana pada saat empunya acara ini menceritakan hal tersebut, saya biasanya menyiapkan beberapa pertanyaan supaya pada proses perencanaan nantinya, saya punya gambaran, sebenarnya apa sih yang diinginkan oleh empunya acara ini dengan kegiatan acara yang akan dijalankan. Pertanyaan itu adalah :
- Latar belakang, maksud dan tujuan diadakannya acara
- Bentuk kegiatan dalam bayangan empunya acara
- Siapa saja yang akan diundang dalam acara tersebut
- Kapan dan dimana acara itu akan diadakan
- Pengisi acara yang ideal dalam bayangan empunya acara
- Yang disukai dan tidak disukai, yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan, apa saja ?
5 pertanyaan ini, biasanya saya ajukan kepada penggagas acara, tujuannya supaya dia bisa lebih terarah menyampaikan apapun yang saya perlukan untuk mempermudah saya dalam proses berikutnya, yaitu perencanaan, termasuk didalamnya adalah pembuatan konsep acara dan detailnya.
Pertanyaan diatas adalah pertanyaan yang umum, yang biasanya tidak perlu ditanyakan lagi oleh professional event organizer atau perusahaan EO saat mereka menerima undangan dari perusahaan yang menjadi clientnya, karena hal itu sudah dijelaskan dalam sebuah brief yang merangkum semua jawaban dari hal tersebut. Meskipun nggak melulu merangkum jawaban dari 5 pertanyaan tadi, tapi paling nggak, 3 dari 5 pertanyaan diatas, sudah dijawab oleh calon client lewat brief tadi.
Saat menerima undangan, misalnya untuk pitching atau proses tender untuk sebuah project event besar, contoh, menggarap acara peluncuran produk perbankan nasional, maka perusahaan EO yang diundang, biasanya nggak cuma 1 perusahaan, akan dikumpulkan dalam satu pertemuan untuk diberikan pemaparan mengenai jawaban dari 5 pertanyaan tadi. Setelah pemaparan itulah, baru dibuka sesi tanya jawab untuk hal – hal lain yang perlu dilengkapi oleh para perusahaan EO tadi.
Yang jadi kendala adalah, saat saya diundang oleh seseorang yang ada di lingkungan rumah saya untuk membantu mengorganisir acara pernikahan, artinya, orang yang mengundang saya, belum tentu paham mengenai 5 hal besar yang perlu dia sampaikan untuk proses kerja berikutnya. Mungkin dia hanya menyampaikan apa yang dia inginkan berdasarkan apa yang sudah ia lihat dari acara – acara pernikahan yang pernah ia datangi. ” Pelaminannya nanti dibuat seperti bagian depan kastil Eropa ” atau ” nanti ada photo untuk tamu yang akan datang setelah mereka mengisi buku tamu, yang bisa dicetak langsung ya mas … ” semacam itulah. Ada juga yang lebih parah, sama sekali nggak tahu harus bikin yang seperti apa, nggak ngerti dekorasinya akan jadi seperti apa, nggak punya bayangan acaranya akan berjalan gimana, nggak punya pilihan siapa yang mau jadi pengisi acaranya.
Saran saya sih, selalu siap! Jadi selalu siap dengan referensi untuk membuat calon client atau empunya acara jadi punya trust, punya kepercayaan dengan kita, karena kita dianggapnya orang yang kaya dengan gagasan dan terlihat profesional dengan banyak pengalaman yang bisa dibagikan.
Jadi penting sekali untuk mengajukan 5 pertanyaan diatas, untuk memberikan kejelasan mengenai apa sebenarnya yang ia inginkan dari pelaksanaan acara . Bagian terpenting dari 5 pertanyaan itu, tentu saja adalah “tujuan besarnya”, ingat ya! Apa yang jadi tujuan utamanya dengan membuat acara itu ?
Jawaban inilah yang biasanya saya pergunakan sebagai panduan untuk merancang konsep acaranya, membuat detail demi detail dari rangkaian acara dan pendukung acaranya, hingga eksekusinya nanti, semua diarahkan untuk mencapai tujuan besar yang ingin dicapai lewat pelaksanaan acara tersebut.
Itu aja sih yang biasanya saya lakukan di awal, pada saat pertemuan dengan calon client, dengan empunya acara, dengan yang punya gagasan untuk membuat acara. Selebihnya, saya tinggal merancang dalam konsep, karena semuanya sudah jelas dari awal. Ingat, kalau masih ada yang belum jelas atau dirasa mengganjal, silahkan bertanya, gali terus, sampai anda merasa bahwa memang inilah yang dia inginkan.
Kalau bahasa sederhananya, bagian awal ini adalah menentukan apa goals yang ingin dicapai dengan membuat acara itu. Kalau sudah tahu apa, semua proses berikutnya akan lebih terarah. Gitu yaaa 🙂
Photo by Karolina Grabowska: https://www.pexels.com/photo/young-woman-looking-at-a-person-beside-her-8546589/
