Saya menghargai teman – teman kepanitiaan yang sudah membuat proposal acara dengan begitu kreatifnya, sehingga proposalnya terlihat fancy, artistik dan menarik untuk dilihat dalamnya. Tapi jangan berlebihan, apalagi sampai kelupaan untuk mengingat hal penting ini, bahwa selain bentuk, design dan warna yang kreatif, ada sesuatu yang penting dibalik proposal acara. Apa itu ?
Pasti sepakat, satu hal penting yang diinginkan dengan dirilis-nya proposal acara, pihak – pihak yang punya kepentingan dengan rencana acara itu, jadi punya gambaran tentang seperti apa acaranya ? Termasuk, perkiraan, siapa saja yang akan datang di acara itu, berapa biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan acara itu, siapa saja pengisi acaranya, bagaimana bentuk panggungnya, dan seterusnya.
Jadi secara umum, yang ingin dicapai dari produksi dan distribusi proposal acara, pihak lain yang berkepentingan, mendapatkan kejelasan tentang rencana acara itu.
Kalau sudah jelas, bisa jadi mereka akan ambil keputusan untuk mendukung acara, jadi sponsor, jadi media promosi yang membantu woro – woro acara, jadi memberikan izin untuk pelaksanaan acaranya dan banyak lagi kemungkinan yang lain, tergantung kepada pihak mana yang dituju.
Bukan artinya nggak boleh untuk membuat proposalnya jadi fancy, unik, kreatif, dilipat 9 jadi bentuk gedung, hehehehe… bukan nggak boleh, boleh – boleh aja.
Tapi, pertanyaannya, dengan semua proses kreativitas dalam packaging proposal itu, apakah membuat mereka jadi lebih mudah untuk mendapatkan kejelasan atau malah sebaliknya ?
Kemungkinannya mereka jadi kesulitan untuk membuka proposal acaranya ? Jadi kebingungan gimana bacanya ? dari halaman berapa nih gua bacanya ? Dari halaman ini ke halaman mana ? Eeeh, kok jadi nggak nyambung abis halaman ini langsung ini sih ?
Nggak ada memang panduan baku untuk membuat proposal acara yang jadi standard resmi, seperti helm yang punya standard SNI itu. Tapi, ada proposal acara terdahulu, ada saudara, kakak kelas, kolega atau siapapun yang pernah membuat acara serupa, dan ini bisa dijadikan sebagai referensi, bisa dipelajari, untuk kemudian dari situ bisa kita tarik kesimpulan, mana susunan proposal acara yang lebih baik untuk menunjang tujuan utama kita dalam membuat proposal acara.
Apa tujuan utamanya ?
Clarity! Menciptakan kejelasan buat orang yang membacanya. Bahkan akan sangat bagus, kalau hanya dengan membaca proposal itu, tanpa harus kalian presentasikan, mereka sudah cukup jelas, mereka sudah bisa membayangkan, mereka sudah bisa mengambil kesimpulan bahwa acara ini memang acara yang cocok buat brand mereka ( jika mereka sponsor ) dan seterusnya.
Simplicity creates clarity, mungkin itu lebih pas untuk membuat proposal acara yang keren sekaligus memberikan kejelasan. Kalian setuju nggak ?
