Acaranya adalah perhelatan besar, diadakan di sebuah Kabupaten, content acara termasuk artis-nya dibawa yang populer dari Ibukota, promosinya sendiri sudah jauh – jauh hari dilakukan, acara ini akan sukses, meriah dan ramai oleh pengunjung. Kenyataannya nggak begitu, cuma karena salah memilih tempat acara, kenapa bisa begitu ? dan gimana supaya kita nggak mengulangi kesalahan mereka ?
Itu kisah saya saat mendukung salah satu perusahaan Event Organizer, yang kantornya ada di Jakarta, di kawasan jalan utama Ibukota, di sebuah gedung perkantoran mewah dan prediksi saya sih, dukungan dana untuk acara yang akan diadakan, nyaris tak terbatas, saya tahu ada salah satu pengusaha kelas kakap yang mendukung mereka. Saya sendiri dalam perhelatan itu, diminta bantuannya untuk merancang aktivitas bermain bagi masyarakat yang akan datang termasuk pengadaannya.
Semuanya memprediksi acara ini akan berlangsung dengan sukses, diliput banyak media, dihadiri oleh ratusan ribu warga di kota kabupaten tersebut dan menjadi agenda tahunan dari kota kabupaten tersebut. Isi acara dengan deretan artis ternama hingga promosi yang diadakan, rasanya cukup mewakili untuk punya ekspektasi itu.
Tapi begitu sampai lokasinya pada hari persiapan, seminggu sebelum hari H-nya, saya sudah berpikir, acara ini nggak akan semeriah yang dibayangkan. Salah satu yang membuat saya punya pemikiran ini adalah, ketika menuju ke lokasi acara, jarak dari pusat kota, dari alun – alun, jauhnya luar biasa, dan setelah ngobrol dengan beberapa warga, akses untuk menuju lokasi acara ini pun, nggak gampang, karena nggak ada angkutan umum yang lewat jalur ini. Kalau pun ada, kita harus jalan lagi sekitar 5 km untuk menuju lokasi acara dari jalan utama yang dilewati angkutan umum.
Satu kesalahan ini akhirnya berdampak besar pada jumlah hadirin yang hadir, terlebih lagi, ini adalah acara yang panjang, kurang lebih 2 minggu acara, dan setiap hari-nya kecuali hari sabtu dan minggu, jumlah pengunjung-nya pun bisa dihitung dengan jari. Beberapa warga yang terlibat sebagai tenant, berjualan di tempat acara tersebut-pun, mulai bisik – bisik, berkeluh kesah, ada yang hari ini buka stand-nya, besok memutuskan tutup.
Salah dalam menentukan tempat acara, itu adalah kesalahan utamanya. Apalagi ini adalah acara publik, acara untuk umum, dimana harapannya, masyarakat luas dapat hadir, membeli tiket-nya, menikmati hiburan dan wahana permainan yang sudah disiapkan, sambil asyik menikmati makanan dan minuman yang dijual, termasuk bisa belanja fashion dan aksesorisnya. Tapi tidak dipikirkan bagaimana fasilitas dan kemudahan masyarakat untuk bisa menuju ke lokasi acaranya. Walhasil, acaranya sepi, tidak sesuai asumsi yang diperhitungkan diatas kertas.
Menghindari dampak kerugian seperti diatas, pemilihan tempat acara menjadi sangat krusial. Apa saja hal penting yang bisa kita perhatikan sebelum menjatuhkan pilihan pada tempat acara ?
Apapun jenis acaranya, 5 hal ini, bisa digunakan untuk menjadi bahan pertimbangan yang kesemuanya ditujukan untuk membuat kenyamanan mereka yang menjadi target audiences dari acara yang akan diadakan, membuat mereka cenderung ingin datang karena kemudahan yang ditawarkan dari sisi akses dan juga beberapa hal lainnya. 5 hal tersebut adalah :
- Kapasitas tempat acara, pastikan bahwa tempat yang menjadi lokasi acara, bisa mengakomodir perkiraan jumlah pengunjung yang datang ke acara tersebut. Sebelum memastikan apakah bisa mengakomodir, maka, perkiraan dulu dengan hitungan sederhana,
- Misalnya, acara pernikahan yang menyebar 500 undangan, akan ada kemungkinan 500 undangan akan datang dengan pasangannya, jadi 500 x 2 orang, total ada 1000 orang.
- Misalnya lagi, acara family gathering, 1 undangan boleh membawa 3 orang anggota keluarganya, berarti kalau 500 undangan disebar, akan ada 500 x 4 orang, jadi 2000 orang.
- Apakah mereka akan datang bersamaan ? di waktu yang sama semua undangan akan datang ?
- Sementara acara konser musik berbayar, dimana ada pertimbangan untung rugi, mungkin harus menjual tiket dalam target tertentu, misalnya tiket yang disediakan sebanyak 1000 tiket, maka masukkan perkiraan jumlah audiences sebanyak 1000 orang ++
- Tugas kalian adalah memastikan bahwa tempat acara yang akan dipilih, memiliki kapasitas sesuai dengan hitungan sederhana tadi. Lebih boleh, kurang jangan!
- Lokasi dan akses menjadi pertimbangan berikutnya. Pilihlah tempat dengan lokasi yang gampang untuk dijangkau, tidak jauh dari pusat kota, atau tidak jauh dari tempat dimana target audiences kalian berada. Untuk yang ini ada beberapa pengecualian, seperti :
- Boleh juga misalnya karena mempertimbangkan kapasitas lokasi yang mencukupi dengan perkiraan jumlah pengunjung di acara kalian, ternyata hanya ada tempat yang lokasinya yang jauh dari pusat kota, maka pastikan, tempat ini memiliki akses yang mudah untuk dijangkau, misalnya ada kendaraan umum yang melintas, atau jalannya menuju kesana bisa dilalui mobil dan motor.
- Jangan Pilih juga lokasi yang membuat pengunjung anda sulit ke sana pada jam – jam tertentu, apalagi sebelum jam pelaksanaan acara dimulai. Misalnya saja, anda pilih lokasi di kawasan Jalan Jend. Sudirman, dimana di jalan tersebut ada aturan pembatasan kendaraan dengan ganjil genap.
- Anda perlu pintar dan teliti untuk menentukan lokasi acara ini berdasarkan beberapa hal yang mungkin jadi batasan, jadi penghalang, membuat audiences anda jadinya enggan untuk datang karena pertimbangan – pertimbangan tersebut.
- Fasilitas di tempat acara. Yang perlu diperhatikan berikutnya adalah fasilitas yang disediakan di tempat acara tersebut. Beberapa hal ini bisa diperhatikan untuk membuat kenyamanan audiences,
- Parkir kendaraan, apakah tempat acara yang akan anda pilih memiliki fasilitas parkir yang cukup luas ? Apakah jarak dari tempat parkir ke tempat acara, tidak jauh ? atau malah jauh banget sehingga perlu disiapkan kendaraan lain menuju tempat acaranya dari area parkir ?
- Fasilitas umum yang sudah standard seperti toilet, tempat ibadah, tempat makan dan minum. Dan satu lagi, gimana dengan penerimaan sinyal operator sellular disana ? Era shareable ini, anda perlu pastikan bahwa sinyal cukup baik dan bisa memfasilitasi jika terjadi lonjakan akibat banyaknya audiences berkumpul di waktu yang sama.
- Biaya tempat acara. Kalau semua hal yang terkait dengan kenyamanan dan keamanan audiences di acara anda bisa difasilitasi dengan baik di tempat acara tersebut, pertanyaan berikutnya adalah mengenai biaya. Apakah biaya sewa dari tempat tersebut, sesuai dengan anggaran yang sudah disiapkan ?
- Pastikan juga bahwa biaya yang sudah disepakati, terlampir detailnya. Apa saja yang termasuk dalam biaya tersebut dan apa saja yang belum termasuk ?
- Catat juga hal – hal yang tidak termasuk dalam biaya yang mereka tawarkan. Jika nanti anda minta hal – hal yang tidak termasuk itu untuk disiapkan oleh mereka, berapa biayanya ?
- Nuansa / Ambiences dari tempat acara, ini juga bisa anda pertimbangkan. Nggak usah jauh – jauh deh, misalnya anda punya tema acara “White Beach Party” tentu akan sesuai kalau anda buat acaranya di tempat acara yang berlokasi di pinggir pantai. Atau jika anda ingin membuat acara dengan tema Olimpiade misalnya, maka, gedung olahraga atau lapangan sepakbola, tentu akan lebih memperkuat tema yang diangkat, termasuk audiences yang datang pun bisa merasakan tema yang anda usung.
Selain 5 hal diatas, masih ada beberapa lagi sih sebenarnya yang bisa jadi bahan pertimbangan anda sebelum memutuskan dimana acara anda akan dilangsungkan. Tapi setidaknya dengan 5 point diatas, anda jadi aware, hal – hal apa saja yang perlu dipertimbangkan sebelum nantinya diputuskan. Karena ketika sudah memutuskan tempat A yang akan dipergunakan, apalagi kalau sampai undangan sudah dibagikan atau tiket pertunjukannya sudah terjual, maka akan sangat merepotkan bagi anda, dan audiences yang akan datang pun akan bingung, hal itu tentu saja juga berpengaruh pada kredibilitas anda sebagai penyelenggara acara. Selain 5 hal diatas, apa hal lain yang menurut teman – teman perlu juga dipertimbangkan sebelum memilih tempat acaranya ?
