Pertimbangan umum yang kerap dijadikan alasan, kenapa sebuah acara tidak menggunakan jasa event organizer, karena adanya asumsi bahwa menggunakan event organizer akan membuat biaya penyelenggaraan acara jadi melonjak, akan ada pengeluaran yang tidak terduga, akan ada banyak pos anggaran yang membengkak. Singkatnya, menggunakan jasa event organizer biayanya mahal. Benarkah demikian ?
Sebelum kita menarik kesimpulan mengenai mahal atau tidaknya sebuah acara saat ditangani oleh event organizer, maka anda perlu jelas dulu tentang fungsi dan nilai tambah dari event organizer yang berpengalaman. Beberapa diantaranya adalah :
- Event organizer adalah navigator, dia adalah pihak yang akan membimbing anda melewati tahapan demi tahapan dalam sebuah pengorganisasian acara.
- Event organizer bukan sekedar penyelenggara, dia adalah pihak yang sudah expert, sudah ahli, sudah berpengalaman dan paham betul bagaimana menggunakan anggaran yang anda miliki secara maksimal.
- Event organizer bukan sekedar sebuah bisnis yang melulu bicara tentang keuntungan secara nominal. Banyak diantara mereka yang akan menjadi sahabat dengan memberikan masukan apa saja pos anggaran yang bisa dikurangi tanpa mengurangi kualitas acara secara umum.
- Dengan semua pengalamannya, mereka kaya dengan wawasan, ide kreatif dan jaringan yang luas untuk sumber daya manusia dan perlengkapan yang diperlukan. Hubungan mereka dengan pengisi acara dan vendor perlengkapan serta pihak terkait, sudah sedemikian erat, sehingga negosiasi biaya pun, tidak sulit untuk mereka lakukan.
Beberapa hal diatas merupakan gambaran besar bahwa mahal atau tidaknya mereka, tentu perlu diukur dengan hasil yang nantinya akan anda dapatkan.
Mari pertimbangkan beberapa ilustrasi ini sebelum memberikan stempel bahwa jasa event organizer adalah jasa yang mahal ;
- Jika anda memiliki anggaran 100 juta, lalu bayangan anda akan acara yang ideal adalah dengan konsep XYZ, kemudian karena anda nggak tahu biaya – biaya pendukung acara, anda berpikir dengan 100 juta itu sudah lebih dari cukup. Anda undang event organizer untuk berdiskusi, tanpa memberitahunya tentang anggaran yang anda sediakan. Dan ternyata, anda menerima pengajuan biaya dari event organizer yang anda tunjuk sebesar 150 juta dengan konsep XYZ tersebut, bisakah anda langsung menilai bahwa jasa event organizer tersebut mahal ?
- Jika anda punya anggaran 100 juta, lalu anda diskusikan kepada event organizer tentang acara yang ingin anda buat, kebutuhan apa saja yang kira kira anda perlukan di acara itu, anda juga informasikan kepada event organizer bahwa dengan semua kebutuhan itu, anggaran yang anda siapkan maksimal 100 juta. Kemudian event organizer itu datang dan mengajukan biaya 150 juta rupiah, lengkap dengan semua hal yang anda butuhkan plus beberapa hal yang tidak anda pikirkan sebelumnya, namun hal itu memang penting untuk disiapkan. Apakah anda juga menilai bahwa pengajuan dari event organizer ini adalah mahal ?
- Jika anda belum punya anggaran atau belum ada bayangan berapa biaya yang akan keluarkan untuk acara tersebut, lalu anda berdikusik dengan salah satu kolega yang pernah menyelenggaran acara yang sama, ditempat yang sama juga dengan rencana anda. Lalu kolega anda bilang, biaya yang ia keluarkan adalah 100 juta. Di kepala anda sudah ada limit 100 juta, anda diskusi dengan event organizer tentang detail acara anda, setelah itu, event organizer tersebut datang dengan mengajukan anggaran 150 juta. Apakah itu juga bisa dinilai mahal ?
Mahal atau murah-nya total biaya yang diajukan oleh event organizer untuk acara anda, sangat bergantung dari detail kebutuhan yang diperlukan, dimana kadang, anda sebagai calon pengguna jasa event organizer, karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman anda, anda belum bisa berpikir lebih dalam seperti event organizer berpikir tentang acara anda.
Mahal atau murah-nya biaya penyelenggaraan sebuah acara dengan menggunakan jasa event organizer, secara umum menurut saya adalah relatif.
Jika anda menganggarkan 100 juta, lalu event organizer itu mengajukan 150 juta, tapi dengan tambahan – tambahan kebutuhan yang mungkin tidak terpikirkan oleh anda, namun anda merasa bahwa kebutuhan itu memang penting, bisa jadi, anda merasa biayanya masih mahal. Karena anda punya masalah dengan keterbatasan anggaran.
Kalau pun anggaran anda 100 juta, tapi anda masih punya dana cadangan yang bisa menutupi pengajuan event organizer tersebut dan menurut anda, kebutuhan – kebutuhan tambahan yang diajukan oleh event organizer tersebut memang penting, maka, bisa jadi, anda akan menilai bahwa biaya tersebut tidak mahal atau sepadan dengan apa yang disediakan. Lagi pula 150 juta pengajuan dari event organizer tersebut, bukanlah harga mati, anda pasti masih bisa bernegosiasi dengan mereka, benar nggak ?
Terakhir, kalau anggaran anda 100 juta rupiah dan anda merasa bahwa anggaran yang diajukan 150 juta tidak dapat anda penuhi, berdiskusilah dengan mereka. Apa yang bisa mereka lakukan dengan anggaran 100 juta rupiah ? Apa saja kebutuhan acara yang perlu diminimalisir sehingga bisa masuk dengan anggaran 100 juta tersebut ?
Jika event organizer itu merasa bahwa acara dan kebutuhannya masih bisa dirubah, masih bisa dimodifikasi, apapun yang menurut event organizer itu nggak terlalu penting sehingga bisa di minimalisir dan nggak berpengaruh besar dengan tujuan diadakannya acara, maka kemungkinkan besar ia akan maju dengan anggaran yang anda siapkan.
Jadi ini bukan tentang mahal atau murah, tapi tentang sepadan atau tidaknya biaya dengan kebutuhan acara anda. Sederhana, kalau anda punya anggarannya, mungkin anda nggak bilang mahal. Mahal itu, karena anggaran yang anda siapkan, masih dibawah pengajuan dari event organizer-nya. Iya nggak sih ? 🙂
Apalagi, kalau anda merasa sudah klop, sudah cocok, sudah sepaham dengan pola pikir event organizer tersebut, harga, bukanlah jadi pertimbangan.
