Membuat proposal acara, bagi para pemula memang bukan hal yang mudah. Kebanyakan justru langsung diawali dengan hal – hal teknis seputar pelaksanaan acara nantinya, termasuk menjelaskan bagaimana konsep acara, hingga menonjolkan “kehebatan” acara yang akan dilaksanakan nantinya. Tapi apakah itu efektif untuk mengawali proses pembuatan proposal acara ? Bagaimana kalau ada pilihan lain yang efektif sesuai dengan tujuan dibuatnya proposal acara ?
Kami sering membuat proposal acara, termasuk menerima, membaca dan mempelajari proposal acara yang akan diadakan oleh pihak lain. Yang kami tuliskan diawal artikel ini, kejadian yang sering kami alami ketika melihat proposal acara yang dibuat. Bagian depan, biasanya menonjolkan mengenai kehebatan atau kelebihan dari konsep acara yang diadakan, biasanya menggunakan kalimat yang bombastis, seperti ” Acara terbesar tahun ini ” atau ” Acara dengan bintang tamu terbanyak ” dan seterusnya yang menonjolkan kelebihan dari acara itu. Nggak salah sih dengan itu, tapi nggak semua pihak yang membaca proposal itu, perlu dengan status superior yang berbeda dengan pihak yang lain, kadang yang mereka butuhkan cuma kejelasan. Mereka hanya ingin mendapatkan gambaran umum tentang acara tersebut, akan jadi seperti apa. Coba kita simak dulu, apa sebenarnya proposal acara.
Proposal acara, merupakan sebuah pemaparan mengenai rencana rangkaian acara yang sengaja dibuat untuk memberikan kejelasan kepada pihak – pihak yang berkepentingan sebelum akhirnya mereka mengambil keputusan apapun yang terkait dengan keterlibatan mereka di acara tersebut.
Tujuan dari dibuatnya proposal acara adalah untuk memberikan gambaran umum mengenai acara, termasuk didalamnya adalah :
- Apa latar belakang dan tujuan diadakannya acara
- Apa konsep acara yang diusung untuk membuat tujuan acara dapat tercapai atau mendekati tercapainya tujuan diadakan acara
- Siapa audiences yang diharapkan datang ke acara tersebut
- Kapan dan dimana acara itu akan diadakan
- Siapa saja yang akan menjadi bagian dari pengisi acaranya
- Anggaran biaya yang diperlukan untuk mengadakan acara
- Informasi lain yang dibutuhkan, termasuk acara serupa yang pernah diadakan oleh pihak lain dan seterusnya.
Yang penting untuk diingat dan menjadi awal proses pembuatan proposal acara adalah, apa tujuan utama dibuatnya proposal acara. Kembali lagi pada definisi proposal acara, maka tujuan utama dari dibuatnya proposal acara, adalah untuk memberikan kejelasan kepada pihak – pihak yang berkepentingan.
Mereka bisa jadi merupakan :
- Pemilik ide atau penggagas utama dari acara,
- Calon donatur atau investor yang akan membiayai pelaksanaan acara,
- Bagian dari kelompok atau organisasi yang akan menjadi penyelenggara rangkaian acara,
- Pihak – pihak yang berada pada area tempat dimana acara akan diadakan,
- Pihak – pihak yang mungkin akan bekerja sama menjadi bagian dari pendukung acara dan lain – lain.
- Intinya, semua pihak yang membutuhkan kejelasan tentang acara yang akan diadakan.
Jadi kita perlu mengawalinya dengan mengetahui untuk apa dan untuk siapa proposal acara ini dibuat.
Mengacu pada hal itu, maka, kita dapat dengan mudah membuat proposal acara, termasuk menentukan gaya bahasa dan gaya desain yang seperti apa yang akan dipergunakan untuk pembuatan proposal acara itu.
Agar tidak membuang waktu terlalu lama pada proses pembuatan proposal acara ini, ada baiknya, anda bersama dengan anggota kepanitiaan di acara, sudah brain storming, sudah curah gagasan, tukar pikiran, sudah membahas mengenai detail dari rencana rangkaian acara, ( lihat lagi bagian atas dari artikel ini ), sudah menyepakatinya untuk dimasukkan dalam proposal acara. Sehingga, sebenarnya proses pembuatan proposal acara, hanyalah memindahkan apa yang sudah disepakati bersama kedalam sebuah dokumen agar tampilannya lebih rapi, lebih mudah terbaca dan lebih mudah dipahami, sehingga dengan begitu, maka tujuan pembuatan proposal acara bisa difasilitasi dengan baik.
Jika kami memberikan urutan secara umum, yang biasa kami lakukan dalam proses ini, maka, itu bisa disimpulkan dalam beberapa langkah seperti dibawah ini :
- Berkumpul membahas mengenai rencana acara, termasuk didalamnya membahas mengenai latar belakang & tujuan diadakannya acara, konsep yang akan diangkat, dilanjutkan dengan detail penunjangnya (termasuk lokasi dan tempat, pengisi acara dan susunan acara, anggaran biayanya dll )
- Menentukan tujuan dibuatnya proposal acara dan memetakan penerima proposal acara, untuk menentukan bagaimana gaya bahasa dan design dari proposal acara yang akan dibuat.
- Memasukkan hasil brain storming di point 1 dengan menggunakan gaya bahasa dan gaya design seperti di point 2 untuk dituangkan dalam proposal acara.
- Mereview kembali dokumen proposal acara yang sudah selesai, dibahas bersama untuk dipercantik dan disesuaikan dengan point 2, atau ditambahkan sesuai dengan masukan dari anggota kepanitiaan dengan tetep didasarkan pada tujuan besar dibuatnya proposal acara.
- Setelah itu naik cetak, jika diperlukan versi hard copy, namun jika tidak cukup soft copy dan mulai didistribusikan kepada pihak – pihak yang membutuhkannya.
Setelah point 5 tadi, maka, kepanitiaan mulai bekerja untuk membantu menjelaskan dan mempresentasikan proposal acara kepada pihak – pihak yang berkepentingan.
Sesuai dengan tujuan utama dari dibuatnya proposal acara, maka, termasuk pada saat mempresentasikan proposal acara, kita pun nggak perlu bersikeras dengan berpegang teguh pada hal apapun yang sudah kita tetapkan, merasa bahwa konsep acara yang tertuang dalam proposal acara yang sudah kita buat, adalah yang terbaik dan pakem – nggak bisa diganti – ganti –
Disini kita perlu bijak juga untuk mendengarkan masukan dari pihak – pihak yang sudah menerima proposal acara, karena nggak bisa dipungkiri, mereka adalah bagian dari pihak yang akan mendukung kesuksesan rencana acara yang sudah kita buat.
Ingat sekali lagi, pihak yang membaca proposal acara kita, hanya butuh kejelasan tentang rangkaian acara, sebelum akhirnya mereka mengambil keputusan apakah mereka akan terlibat dalam rangkaian acara itu, atau malah menyatakan mundur untuk mendukung acara tersebut.
Panduan bagaimana membuat proposal acara yang baik, yang bisa membuat pihak – pihak yang berkepentingan merasakan kejelasan tentang rencana rangkaian acara anda, bisa anda pelajari dalam paket pembelajaran yang sudah kami siapkan dan anda bisa cek di halaman resources pada blog ini.
