Jarang dipahami oleh banyak orang yang mau buat acara, karena bayangan mereka sudah langsung menuju ke hal – hal yang sifatnya di permukaan. Mereka langsung bicara bentuk panggungnya dan dekorasinya seperti apa, pengisi acaranya siapa saja, design lighting-nya akan jadi seperti apa dan hal lain yang terbayang saat acaranya nanti. Tapi mereka lupa, 1 hal penting yang perlu dilakukan sebagai titik awal dari proses perencanaan sebuah acara. Apa itu ?
Sebenarnya nggak salah dengan punya bayangan seperti itu, berimajinasi membayangkan akan jadi seperti apa acaranya nanti dengan berbagai variasi kreatifnya. Itu nggak salah!
Tapi jadi nggak efektif kalau nggak diawali dengan satu hal penting di depan, satu hal penting yang perlu dirumuskan sebagai panduan yang akan jadi dasar untuk semua pemikiran dan tindakan yang perlu di lakukan dalam proses perencanaan, persiapan dan pelaksanaan acaranya nanti. Kalau punya konsep kreatif yang bagus, sudah bisa membayangkan sampai ke detailnya tapi lupa sama satu hal penting ini, maka, yang terjadi adalah kebingungan pada saat proses di tengah persiapannya nanti.
Yang saya bicarakan kali ini dalam konteks event organizer sebagai sebuah skill, yang menuntut para pelakunya untuk bekerja secara terstuktur, terencana, sehingga bisa mengantisipasi apapun yang terjadi saat di tengah jalan nantinya.
Jadi apa yang penting sebagai awal ?
Kejelasan!
Anda perlu perlu visi yang jernih, yang bisa menggambarkan secara umum tentang apa sebenarnya tujuan diadakannya acara. Nggak peduli apakah itu acara dimana anda di hire sebagai event organizer-nya, atau anda bekerja sosial untuk menyiapkan acara di lingkungan, atau membuat sebuah acara berbayar.
Kepada siapa visi yang jernih, tujuan yang menjadi dasar diadakannya acara ini akan didapat ? atau akan didiskusikan bersama dengan anda sebagai event organizer-nya ?
- Siapa yang jadi penggagas acara itu ? pemilik ide-nya siapa ?
- Siapa yang memberikan mandat anda untuk menangani acara itu ?
- Siapa yang membiayai pelaksanaan acara itu ?
- Siapa yang punya kepentingan dengan acara itu ?
Kalau sebagai sebuah bisnis, dimana anda adalah bagian dari perusahaan event organizer, maka, client anda adalah orang yang perlu diajak diskusi mengenai tujuan diadakannya acara.
Kalau anda dimintai tolong untuk kerja sosial, merencanakan, menyiapkan dan melaksanakan acara di lingkungan atau organisasi sosial, maka siapa yang memberikan mandat ? siapa yang punya ide-nya ? siapa yang akan membiayai acaranya ?
Kalau anda sendiri yang merencanakan akan membuat sebuah acara, mungkin acara berbayar, dimana audiences yang datang harus membeli tiket atau membayar untuk bisa masuk sebagai penonton di acara anda, maka, anda sendirilah yang perlu menanyakan kepada diri anda tentang apa tujuan diadakannya sebuah acara.
Pentingnya Kejelasan sebelum mulai
Mengetahui apa tujuan diadakannya sebuah acara, akan membantu anda dan team anda, atau kepanitiaan yang dibentuk, untuk menentukan banyak hal yang terkait dengan konsep yang akan dibuat. Pentingnya untuk punya tujuan sebelum merencanakan acara, seperti memiliki kompas saat anda akan naik gunung. Anda punya arah, punya panduan, dan punya indikator keberhasilannya, saat selesai pelaksanaan acaranya nanti.
Beberapa contoh dibawah ini akan memberikan gambaran, seperti apa tujuan yang diharapkan dengan pelaksanaan sebuah acara, dari beberapa pihak yang berbeda secara konteks. Mereka adalah ;
- Anda bekerja di perusahaan event organizer. Client anda minta untuk dibuatkan sebuah acara dan detail acara seperti apa yang akan ia buat, ia rangkum dalam sebuah brief. Perusahaan sepatu merk Jalan, adalah clientnya, perusahaan ini akan meluncurkan produk terbaru mereka. Briefnya jelas, lewat acara peluncuran produk itu, tujuan mereka adalah mendapatkan pemberitaan, menjadi bahan pembicaraan usai pelaksanaan acaranya, sehingga merk sepatu ini dikenal luas dan berdampak pada penjualannya nanti. Kalau dirangkum jadi satu kalimat, menurut anda, apa yang jadi tujuan utama diadakannya acara oleh sepatu merk Jalan ini ?
- Anda dimintai oleh ketua RW. Saat weekend, tiba – tiba anda didatangi oleh pak RW yang jadi kepala lingkungan tempat anda tinggal. Ia bilang, bahwa 2 bulan lagi akan masuk masa kampanye pemilu, ia ingin agar warga di lingkungannya, paham mengenai aturan kampanye, bagaimana berkampanye, sikap apa yang perlu ditumbuhkan di lingkungan menghadapi perbedaan dengan banyaknya pilihan partai, dia nggak mau ada perpecahan, ada keributan, dia mau suasana di lingkungan tetap kondusif. Dia berencana mengundang warga, semua warga kalau bisa, supaya bisa paham apa yang ia harapkan dari warga selama pelaksanaan kampanye sampai pemilu nanti berakhir. Ia mendaulat anda untuk jadi ketua panitia acara tersebut. Menurut anda, apa sebenarnya tujuan besar yang diharapkan dari pelaksanaan acara itu ?
- Anda mau bikin acara sendiri. Saat lagi bengong sambil ngopi, anda kepikiran memanfaatkan lapangan di samping rumah anda. Gimana kalau buat pasar malam di malam sabtu dan malam minggu, mengundang bapak ibu warga di lingkungan yang punya usaha untuk jualan, terus dipadukan dengan wahana permainan pasar malam. Ada beberapa orang anak muda yang bisa diajak untuk terlibat, biar mereka juga latihan untuk jadi orang yang bertanggung jawab dan membuat mereka juga jadi punya penghasilan. Ide ini anda seriusi, lalu anda mulai dengan membuat konsepnya, sebelum konsepnya dibuat, anda pun merangkum satu kalimat yang menjadi tujuan besar diadakannya acara ini. Apa kalimat itu ?
Dengan menjawab pertanyaan – pertanyaan itu, dengan mencari tahu apa jawaban dari pertanyaan – pertanyaan itu, maka inilah yang akan jadi keuntungan anda di tahap berikutnya :
- Siapa yang jadi target audiences, yang jadi pengunjung di acara itu. Disini anda bisa detailkan dengan jenis kelaminnya, kelompok usia yang hadir, tingkatan status ekonomi ( menengah ke bawah, menengah, menengah ke atas dll ), sampai akhirnya dari jawaban ini akan muncul kelompok mana dari audiences tersebut yang paling banyak dan menjadi target audiences anda.
- Karena sudah paham target audiences-nya, anda mulai menyusun konsep acaranya. Tentu disesuaikan dengan profil target audiences itu. Kalau usianya didominasi oleh anak – anak muda, anda pasti akan bikin konsep acara yang ideal untuk dikonsumsi sama anak – anak muda. Begitu juga kalau orang tua atau keluarga, konsep anda pun akan mengikuti siapa target audiences.
- Dalam pembuatan konsep tadi, karena sudah tahu apa tujuan besar diadakannya acara, maka, semua aktivitas yang dilakukan oleh target audiences di acaranya nanti, bisa dibuat mengarah pada tujuan besar itu.
- Semua aktivitas dalam proses persiapan, perencanaan dan pelaksanaannya, bagi anda dan team kepanitiaan yang mendukung, jadi punya panduan mengenai apa yang perlu dilakukan, apa yang tidak perlu dilakukan, apa yang boleh dilakukan dan apa yang nggak boleh dilakukan. Semuanya mengacu pada kompas yang dimiliki, yaitu tujuan acara tadi.
Dengan membahas apa tujuan acara di depan, sebelum masuk ke proses perencanaan acara, maka ada banyak banget keuntungan termasuk yang sudah saya sampaikan diatas tadi.
Keuntungan yang paling mendasar buat saya adalah : Dalam semua tahapan menyiapkan acaranya, saya jadi punya kompas, punya panduan, punya arahan, punya batasan, apa yang perlu dilakukan untuk mengarah pada tujuan diadakannya acara itu.
Jika sudah punya itu, pastikan juga semua bagian dari kepanitiaan acara, semua bagian dari team event organizer anda, tahu dengan jelas mengenai tujuan itu. Buat mereka bergerak, menuju ke arah yang sama, tiap kali mereka melenceng, ingatkan lagi tujuan ini, tiap kali mereka kebingungan, kembalikan lagi kepada kejelasan ini.
Kesimpulannya adalah buat kejelasan di awal sebelum anda merencanakan acaranya, ini akan membuat proses persiapan dan pelaksanaannya menjadi jauh lebih efektif, sehingga besar kemungkinan, acara ini bukan saja sukses secara kasat mata, tapi juga sukses karena berhasil mendekatkan diri pada apa yang ingin dicapai dengan pelaksanaan acara itu.
Jadi pastikan, anda punya kejelasan itu di awal.
