Sebagai kepada bagian HRD di perusahaan besar, dengan jumlah karyawan mencapai 800 orang, sulit rasanya untuk bisa menghandle acara family gathering sendirian atau bersama dengan kepanitiaan internal yang sudah dibentuk. Banyak yang sudah kasih saran untuk minta bantuan dari event organizer, tapi bagaimana dengan biayanya ? Mahal nggak sih menggunakan jasa mereka ? Lalu apa manfaat yang bisa didapatkan bekerjasama dengan event organizer ?
Family gathering bagi sebuah perusahaan adalah saat dimana satu keluarga besar perusahaan berkumpul, bukan saja karyawan dan management yang ada didalamnya, tapi termasuk juga membawa pasangan suami / istri dan anak – anak mereka untuk bisa terhubung, bermain bersama, merayakan kesuksesan perusahaan sembari merekatkan hubungan kerjasama diantara mereka. Karena pentingnya acara ini, nggak heran jika persiapannya pun sudah dilakukan jauh hari sebelum pelaksanaannya. Diawali dengan pembentukan kepanitiaan internal yang akan mengelola semua proses perencanaan, persiapan hingga jalannya acara nanti.
Tapi bayangkan, bagian dari kepanitiaan itu adalah orang – orang yang bekerja di perusahaan, dimana mereka sudah memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan job desk masing – masing. Ditambah lagi, minimnya pengalaman dalam mengorganisir sebuah acara, serta jumlah partisipan yang luar biasa banyaknya, tentu akan menjadi kekhawatiran tersendiri. Bayangkan, kalau dari 800 orang karyawan dan management, ditambah dengan pasangannya, plus dua orang anak, berarti akan ada 800 keluarga, dengan jumlah anggota keluarga 4 orang, artinya 800 x 4 adalah 3200 orang yang perlu dihandle. Artinya juga, ada 3200 orang yang perlu difasilitasi dengan hiburan, makanan dan minuman, fasilitas penunjang lainnya termasuk toilet, tempat menyusui, tempat sholat, tempat parkir dan lain – lainnya.
- Kalau kamu ada di posisi kepala bagian HRD tadi, merasa khawatir nggak untuk bisa menyiapkan semua ini secara proper ?
- Meskipun kamu sudah dibantu oleh kepanitiaan di internal perusahaan, sementara mereka juga masih harus mengerjakan tugas – tugas harian di kantor, apakah kamu merasa yakin, mereka bisa mengerjakan tugas yang related dengan persiapan,
- Apa saja yang perlu dimasukkan sebagai bagian dari content acara ?
- Apa saja perlengkapan yang perlu disiapkan untuk 3200 orang itu, sehingga semua bisa terfasilitasi dan bisa menikmati acara dengan nyaman ?
Sederet pertanyaan lain akan makin memperbesar rasa kekhawatiran kamu, ujung – ujungnya kamu akan mereka stress dan tertekan dengan semua proses didalamnya.
Kenapa nggak minta bantuan dari event organizer yang memang terbiasa menghandle acara family gathering ?
Beberapa hal yang jadi pertimbangan kenapa nggak kunjung memutuskan untuk menggunakan jasa event organizer, diantaranya adalah :
- Pertimbangan anggaran, kamu mungkin merasa bahwa dengan menggunakan jasa mereka, akan ada biaya tambahan yang perlu dikeluarkan, sehingga membuat anggaran dari acara tersebut membengkak. ” nggak cukup uangnya kalau pake jasa EO !” begitu kata kamu ?
- Pertimbangan manfaat, kamu mungkin merasa bahwa nggak ada manfaat yang berdampak besar dengan proses persiapannya, karena ini adalah acara internal, maka kamu merasa bahwa orang dalam jauh lebih mengerti bagaimana menangani-nya.
Secara umum, pertimbangan terbesarnya adalah karena bingung, akibat ketidaktahuan, belum pernah bekerjasama dengan event organizer sebelumnya. Jadi nggak paham, jika bekerjasama dengan mereka, mulainya dari mana, bagaimana sistem kerja mereka, apa yang akan mereka bantu, apa yang jadi meringankan beban panitia internal dan bagaimana sistem penghitungan untuk biaya jasa mereka. Kadang, ketidaktahuan ini, dibarengi dengan asumsi bahwa menggunakan jasa mereka membutuhkan biaya yang besar, bagaimana kalau nanti malah ditipu, sudah bayar tapi malah ditinggal pergi, seperti beberapa pemberitaan tentang EO atau WO yang pernah terjadi.
Semua kebingungan dan keraguan diatas adalah hal yang wajar, apalagi jika memang belum pernah menggunakan jasa event organizer sebelumnya. Saya akan bahas mengenai bagaimana proses tahapan yang perlu dilalui oleh mereka yang ingin menggunakan jasa event organizer pada artikel berikutnya.
Tapi sekarang, mari kita bandingkan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang akan didapatkan dengan menggunakan jasa event organizer. Saya membagi dua manfaat besar yang bisa didapatkan dengan menggunakan jasa event organizer saat mempersiapkan dan mengelola acara family gathering.
Manfaat #1 – Yang bisa dilihat
Secara kasat mata, pada saat proses persiapan, kita akan melihat saat mereka bekerja merencanakan acaranya. Kita akan melihat pemaparan mengenai akan seperti acaranya, bagaimana bentuk panggung dan dekorasinya, apa saja aktivitas dan permainan yang akan dimainkan selama acaranya nanti, bagaimana dengan urutan acaranya, termasuk mulai dari kedatangan para keluarga hingga berakhirnya acara, detail – detailnya semua akan dipaparkan sebelum pelaksanaan acara. Ketika acaranya berlangsung, manfaat yang bisa terlihat yang sebelumnya hanya bisa kita bayangkan, akan terlihat dengan mata telanjang. Anda akan melihat panggung dan dekorasi yang meriah, sesuai dengan pemaparan sebelumnya, para keluarga yang asyik menikmati rangkaian acara satu demi satu, termasuk menikmati makanan yang mereka sajikan, sesekali anda lihat akan ada orang – orang yang menganggukkan kepala mengikuti irama musik. Ini hanya bisa anda dapatkan, ketika anda menyerahkan sepenuhnya dengan perasaan percaya pada event organizer yang anda tunjuk.
Manfaat #2 – Yang bisa dirasakan
Ini adalah manfaat yang lebih dalam, lebih bermakna buat anda dan team internal anda. Anda sebagai kepala project dari event family gathering bersama dengan kepanitiaan internal yang sudah dibentuk, akan merasakan kenyamanan dan kebebasan untuk menikmati waktu bersama. Nggak perlu mengkhawatirkan mengenai masalah teknis dan pengaturan acara. Anda sebagai kepala project, mungkin selama ini terbebani dengan semua urusan teknisnya, mengatur internal team anda, tapi dengan bantuan event organizer, maka anda bisa ikut menikmati acara, terhubung dengan anggota keluarga dan keluarga besar perusahaan, termasuk anda juga bisa ikut bergembira dan bermain dalam fun games atau team building games yang ide-nya datang dari event organizer yang anda tunjuk. Anda bisa merasakan bahwa acara kali ini, semua orang merasa terhibur, anda pun mereka makin dekat dan terhubung dengan keluarga besar di perusahaan anda. Anda dan semua keluarga yang datang di acara itu, merasa bahwa ini adalah pengalaman yang menyenangkan dan manis untuk dikenang.
Manfaat diatas tentu saja merupakan gambaran besar dari banyak lagi point yang akan anda lihat dan rasakan ketika memilih untuk mempercayakan pengelolaan event family gathering anda kepada mereka.
Bagaimana dengan biayanya ? Kebanyakan perusahaan event organizer membebankan biaya sebesar 10-20% dari total biaya produksi acara atau lazim disebut sebagai organizer fee.
Misalnya, dari konsep yang mereka ajukan, untuk dibuat menjadi nyata, biaya untuk pembuatan panggung, sound system, fasilitas penunjang, perlengkapan permainan, makanan dan minuman, hadiah door prize dan lain – lain, adalah sebesar 100 juta rupiah, maka biaya organizer fee-nya adalah sebesar 10% dari total biaya tersebut. Prosentase tersebut bervariasi, namun kebanyakan minimal 10% dari total.
Mahal atau murahnya biaya itu, menurut saya, sangat objektif. Tapi, dengan semua manfaat yang bisa didapatkan dan bisa dirasakan oleh banyak orang yang hadir di acara itu, kemudian bisa menciptakan keakraban bagi keluarga besar perusahaan, menghadirkan pengalaman dan kenangan untuk disimpan dari acara itu, rasanya, biaya itu lebih dari sesuai. More than worth it. Gimana menurut anda ?
