Seorang teman yang sudah lama nggak ketemu, tiba – tiba menghubungi dan pengen ketemuan, ada hal penting yang akan dibahas katanya. Dari pertemuan dengannya, saya jadi pengen nulis, pengen cerita, apa yang membedakan sebuah acara yang ditangani secara mandiri atau ditangani secara profesional oleh event organizer. Paling nggak, dengan tulisan ini, teman – teman jadi paham seberapa penting peran event organizer dalam sebuah acara.
Teman saya ini sudah hampir dua tahun merancang sebuah aplikasi CRM, versi beta-nya, sudah diluncurkan pada saat terjadi covid di tahun 2021 lalu. Yang ia syukuri adalah, meskipun kondisi sedang tidak menentu, namun, karena aplikasi yang ia gunakan memang memberikan dampak positif, khususnya bagi penjualan produk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, sehingga, saat versi beta-nya ini diluncurkan, banyak perusahaan berskala kecil yang mendaftar dan mulai menggunakan versi beta, dari yang gratis hingga akhirnya upgrade ke versi berbayar. Sambil monitoring dan evaluasi versi beta tadi, ia dan team-nya sudah merancang versi yang akan diluncurkan dengan beberapa fitur tambahan, salah satu yang menarik buat dia adalah keberhasilan team-nya untuk membuat aplikasi ini terhubung dengan whatsapp, sehingga proses komunikasi dan follow up penjualan menjadi lebih mudah, tanpa perlu buka devices yang lain, semua bisa dilakukan dari smartphone saja. Ia membanggakan produk yang akan ia luncurkan ini, ia bahkan beranggapan bahwa produk versi terbaru ini akan menjadi mesin uang baru buat kantornya, membuat pelanggan versi beta akan segera beralih ke versi terbaru dan menghasilkan lebih banyak lagi pelanggan yang baru.
Awalnya, ia bersama team-nya ingin mengadakan acara peluncuran produk dengan mengundang para pengguna versi beta, ditambah dengan mengundang UMKM yang jadi target marketnya serta beberapa pejabat pemangku kepentingan yang related dengan target marketnya. Sebuah seminar yang diadakan di hotel berbintang, dimana ia dan team-nya akan presentasi, mengundang 1 atau 2 nara sumber lain tentang bagaimana peran digital marketing dan aplikasi CRM untuk meningkatkan penjualan, demo produk yang dikombinasikan dengan penawaran khusus bagi mereka yang ingin mendaftar aplikasi CRM-nya di hari itu dan ditutup dengan makan siang, ramah tamah sekaligus ajang networking.
Semua hal ini, tadinya ia bahas bersama dengan team-nya, ia sendiri berharap team-nya bisa menangani semua prosesnya, termasuk persiapan hingga pelaksanaan acaranya nanti. Sayangnya, ia lupa, bahwa bagian dari team-nya sendiri sudah punya tugas masing – masing sesuai dengan struktur dan tanggung jawabnya. Satu demi satu, staff-nya mulai keteteran pada tahap persiapan, diatas kertas mungkin terlihat mudah dan aman, seperti :
- Tempat yang jadi venue acara, sudah di booking jauh – jauh hari, termasuk dengan menu makanan yang akan jadi hidangan makan siang.
- List undangan yang akan diundang, termasuk tamu VIP juga sudah disiapkan. Termasuk juga undangan yang akan disebarkan pun sudah siap untuk didistribusikan.
- Materi presentasi yang akan dibawakan, termasuk special offer bagi calon pelanggan juga sudah dibuat, dan hasilnya sih sudah keren.
Saat meeting itulah, ia baru sadar, betapa banyak detail yang perlu disiapkan dan perlu dikelola. Beberapa hal yang menurut dia, tidak terpikirkan adalah :
- Bagaimana dengan dekorasi-nya nanti, seperti apa bentuk panggungnya ? Latar belakang panggungnya seperti apa ?
- Perlengkapan di panggung, seperti microphone buat presentasi, ilustrasi musik sebelum acara dimulai ? pada saat hari H nanti, siapa yang akan mengurus teknis audio system itu ?
- Bagaimana dengan screen dan projector ? Apakah cukup hanya dengan menggunakan screen dan projector yang dimiliki oleh tempat acara ? atau menggunakan screen dan projector milik sendiri saja ? Kalau ada masalah dengan projectornya nanti saat di acara, siapa yang akan handle ?
- Bagaimana dengan proses registrasi tamu yang datang di acara nanti ? Marketing kit dan merchandise yang akan dibagikan nanti, siapa yang akan menyiapkan ? Siapa juga yang akan membagikan ? Dibagikan di awal acara atau acara sudah selesai ?
- Bagaimana dengan jalannya acara, apakah sebatas narasi saja ? beberapa kata sambutan, presentasi produk, demo produk lalu makan siang ? Content acara apa yang bisa ditambahkan sehingga acaranya bisa jadi menarik dan tidak membosankan ?
Panik! Saat itulah ia merasa panik, ia baru menyadari bahwa kapasitas dan kapabilitas team-nya terbatas, dan bukan bidang mereka juga untuk menghandle ini semua.
Kekhawatiran makin menjadi saat ia merasa bahwa jika acara ini tetap dihandle oleh team-nya, citra profesional perusahaan dan produk yang akan diluncurkan pun, bisa ternoda. Gimana mau jualan produk yang dipersepsikan sebagai profesional tools untuk meningkatkan kinerja penjualan, jika acaranya terlihat tidak profesional. Ini bukanlah citra profesional yang ingin ditampilkan pada tamu undangan, calon pelanggan dan pemangku kepentingan.
Saat minta saran kepada saya mengenai apa yang bisa dilakukan untuk mengatasi semua kekhawatirannya itu, jawaban saya sederhana. ” Biar di handle sama Event Organizer.”
” Memang apa sih yang bisa kita dapat dengan menggunakan jasa Event Organizer ? ” dia bertanya
Saya berikan konteks seperti ini :
- Peran kamu adalah sebagai tuan rumah yang ramah dan menghibur, buka obrolan untuk meningkatkan peluang dan kesempatan bagi pengembangan perusahaan kamu sekaligus membuat citra profesional buat diri kamu, produk kamu dan perusahaan kamu.
- Detail teknis, perencanaan dan pengelolaan acaramu, termasuk mengelola vendor dan perlengkapan pendukungnya, biar di handle sama event organizer untuk memastikan kamu bisa tenang selama acara berlangsung, termasuk juga memastikan tamu – tamu yang hadir akan terkesan dengan profesionalisme dan kerapihan acara kamu.
Jadi kebayang ya, gimana krusialnya peran event organizer dalam sebuah acara ? Singkatnya, bagaimana empunya acara bisa santai dan menikmati acaranya, menjalankannya peran yang seharusnya sebagai tuan rumah, tanpa perlu mengkhawatirkan hal – hal teknis.
Stress, tertekan, merasa khawatir, adalah bagian dari penyakit yang bisa diobati dengan hadirnya event organizer untuk mengelola acara. Maka, skill event organizer itu penting untuk dikuasai, karena perannya yang besar dalam kesuksesan sebuah acara. Jadi jangan heran, kalau profesi ini banyak di cari dan diberikan imbalan yang setara dengan peran krusialnya itu.
Photo by BROTHER LONG Foto 🏕️📸: https://www.pexels.com/photo/city-man-people-woman-17820264/
