Kita pasti sudah sering mendengar kata event organizer, dua kata dalam bahasa Inggris ini, mungkin 2 atau 3 dekade lalu istilah ini nggak sepopuler sekarang. Nggak banyak juga perusahaan yang bergerak dalam bidang event organizer, termasuk orang yang menjalankan profesi sebagai event organizer, itu juga belum terlalu banyak. Sesuatu yang dianggap sebagai hal yang keren saat itu, mungkin sampai saat ini pun masih dianggap keren, karena identik dengan perhelatan besar, dekat dengan lingkungan selebritis, bergaul dengan para pengambil keputusan di perusahaan besar hingga gaya hidup yang terkesan glamour.
Kebanyakan orang mengira bahwa event organizer adalah sebuah profesi yang enak kerjaannya, nggak susah untuk dapet duitnya, keuntungannya juga nggak sedikit dan dari semua itu, yang paling enak dalam bayangan orang awam adalah lingkup pergaulan yang luas di lingkaran selebritis dan orang – orang penting. Kebanyakan orang awam juga melihat event organizer sebagai sebuah bisnis, bisnis yang menguntungkan. Padahal, event organizer bukan sekedar bisnis. Dalam konteks bisnis, memang usaha pengorganisasian acara ini, adalah sebuah bisnis.
Tapi dalam konteks yang umum, jika dilihat secara harfiah, makna kata dari event organizer, bukanlah tentang bisnis, melainkan tentang sebuah keahlian. Kalaupun dijadikan bisnis, ini adalah sebuah keahlian yang memang berpotensi sebagai kendaraan untuk menghasilkan uang.
Event, berarti acara, dan Organizer, berarti pengatur. Sesederhana itu. Ini sebuah keahlian untuk mengorganisasikan sebuah acara, mulai dari tahap perencanaan, persiapan, koordinasi hingga eksekusi saat acaranya berjalan, sehingga dengan keahlian ini, maka sebuah acara akan berjalan dengan baik dan bisa mendekatkan empunya acara pada tujuan diadakannya acara tersebut.
Peran dan tanggung jawab utama dari keahlian event organizer ini adalah untuk mengatur semua proses tahapan dari perencanaan hingga eksekusi, untuk mendapatkan hasil akhir, yaitu acara yang sukses, acara yang bisa dinikmati oleh mereka yang hadir, acara yang menjadi bagian dari moment yang akan dikenang oleh mereka yang hadir, acara yang membawa empunya acara mendapatkan tujuannya, atau mendekatkan diri pada tujuan diadakannya acara.
Mungkin sederhana kalau anda membaca bagian yang saya highlight, tapi di balik kesederhanaan kalimat diatas, ada banyak tahapan, ada banyak proses yang perlu dilalui dengan semua masalah yang perlu diatasi. Makanya, keahlian event organizer, saat nanti anda sudah menguasai-nya, keahlian ini akan dibayar dengan harga yang setara, ini tentu saja sesuai dengan pengalaman yang anda miliki seiring dengan makin banyaknya acara yang anda handle.
Biar kebayang, mari kita masuk dalam sebuah cerita, cerita ini mengambil waktu di masa depan, saat anda sudah menguasai skill event organizer, anda sudah diakui sebagai professional event organizer dengan banyak pengalaman menghandle acara, baik acara kecil maupun acara besar. Salah seorang petinggi bank BUMN menghubungi anda, tahun ini tepat pada bulan Ramadhan, bank tersebut akan mengadakan acara Mudik Bersama secara gratis untuk nasabah terpilihnya. Kurang lebih ada 2500 orang nasabah yang akan mendapatkan jatah untuk bisa ikut dalam program mudik gratis tersebut.
Tugas anda sebagai event organizer adalah :
- Melakukan pendataan nasabah yang berhak untuk ikut dalam program tersebut, termasuk mengelompokkan data tersebut berdasarkan usia, jumlah anggota keluarga, kota tujuan mudik, tanggal keberangkatan mudik, kondisi khusus ( misalnya ; disabilitas, menderita penyakit tertentu dan seterusnya )
- Menyediakan kendaraan yang diperlukan untuk mengakomodir jumlah peserta mudik, termasuk mengatur jadwal kedatangan bis, memastikan bis dalam kondisi layak jalan, sopir dan kernet dalam kondisi prima.
- Mengurus semua perizinan yang terkait dengan kebutuhan acara tersebut, seperti izin keramaian, izin pengawalan, izin penggunaan jalan dan yang lain – lain yang diperlukan
- Menyediakan tempat dan semua fasilitas yang diperlukan sebagai titik keberangkatan mudik bersama ini. Jadi selain tempat yang luas dan memadai untuk parkir bis, anda juga perlu pikirkan luas area yang cukup nyaman untuk didatangani oleh lebih dari 2500 orang bersamaan.
- Mengundang dan mengatur media massa ( media cetak, elektronik dan online ) untuk kepentingan publikasi dari perusahaan tersebut.
- Mengatur flow dan traffic audiences, bagaimana proses pendaftarannya, bagaimana saat mereka datang, dari pintu mana mereka datang, setelah mereka datang apa yang bisa mereka lakukan dulu, dari situ, bagaimana mengatur agar mereka bisa masuk ke dalam bis, dan seterusnya.
- Merancang acara sebelum keberangkatan, acara yang menghibur juga membuat mereka nyaman, dan perlu difasilitasi dengan semua hal yang diperlukan untuk keamanan dan kenyamanan semua peserta mudik. Didalamnya juga termasuk, dimana acara itu akan dipusatkan, seperti apa panggung dan perlengkapan pendukung acaranya, seperti apa isi acaranya, siapa saja pendukung acaranya dan seterusnya.
- Mengatur dan menjalankan flow acaranya, hingga semua peserta mudik naik ke kendaraan menuju ke kampung halaman, termasuk didalamnya adalah memastikan kendaraan tiba di tujuan.
List ini akan terus bertambah saat anda mulai mendetailkan satu demi satu dari setiap kebutuhan diatas. Saya yakin, jika anda melihat satu demi satu list diatas, pikiran anda mulai jalan – jalan, anda mulai membayangkan satu demi satu proses yang perlu anda lalui, anda mulai merasa bahwa ini adalah pekerjaan yang besar dan kompleks, anda mulai pusing 🙂
Makanya, keahlian untuk menghandle ini semua disebut dengan Event Organizer. Organizer, pengatur, jadi tugas anda adalah mengorganisasikan, tugas anda adalah untuk mengatur. Anda perlu mengorganisir dan mengatur banyak pihak yang akan membantu anda dalam setiap proses, dalam setiap kebutuhan, dalam setiap mekanisme yang akan dijalankan di acara tersebut.
Anda adalah kepala dari organisasi itu dan tujuan utama dari organisasi ini adalah membuat acara mudik bersama itu berjalan dengan lancar, tanpa kendala berarti, membuat partisipannya merasa nyaman dan menjadikannya sebagai moment yang menyenangkan untuk dikenang. Kontribusi terbesar anda ada pada tahap perencanaan dan pengaturan, merencanakan dan mengatur sekian banyak pihak yang membantu anda dalam prosesnya.
Saya sengaja berikan ilustrasi sebuah kegiatan besar sehingga anda bisa bayangkan secara konteks, bahwa event organizer bukan tentang bisnis, tapi ini adalah tentang keahlian yang kompleks dengan multi skill didalamnya, terutama tentang bagaimana mengatur banyak orang yang berbeda dengan isi kepala dan karakter yang berbeda, untuk dijadikan sebagai satu team, dengan satu tujuan yang sama, yaitu mensukseskan sebuah perhelatan.
Jadi kalau saat ini anda baru mulai belajar, belajarlah dari beragam jenis acara, terlibatlah dalam banyak acara, termasuk acara – acara yang diadakan di lingkungan terdekat, mungkin di sekolah, di kampus, di kantor, karena dari acara – acara kecil itu-lah, multi skill yang diperlukan untuk menghandle acara yang lebih besar akan terus terasah, dan jika saatnya tiba untuk menangani acara yang lebih besar, dengan mantap anda bisa bilang, ” saya siap! “
